Des services d'urgence aux services de livraison, les entreprises de tous les secteurs d'activité font appel à des véhicules de service pour transporter des personnes et des produits chaque jour. Ces flottes sont souvent les actifs les plus coûteux des entreprises.
Nos clients décrivent toujours les mêmes défis liés à la gestion d'une flotte partagée : la planification et le partage des véhicules ou utilitaires sont un véritable casse-tête d'un point de vue logistique. La gestion des clés est coûteuse et constitue un sérieux frein opérationnel car les employés doivent prendre les clés et les remettre dans un endroit central (avec ou sans boîtes à clés "intelligentes") et ils les oublient souvent dans leurs poches (quand ils ne les perdent pas...), etc.
Mais si le partage d'une flotte pouvait se faire plus facilement ?
Utilisez-vous un calendrier partagé Outlook/Google ? Une feuille de calcul Excel ? Ou un calendrier épinglé sur le mur de votre bureau ?
Nous avons récemment discuté avec un commissariat de police au sujet de leur flotte partagée et de la complexité de la gestion du calendrier des véhicules. Le planning doit prendre en compte les équipes tournantes avec plusieurs conducteurs et laisser de la place pour les appels d'urgence qu'ils reçoivent. En moyenne, un véhicule est remis 3 fois par jour à différentes unités et conducteurs.
La planification et l'affectation des conducteurs et des véhicules représentent une véritable charge administrative pour la plupart des organisations disposant de flottes partagées. Pour gérer les équipes tournantes, les conducteurs et les véhicules, une personne à temps plein est souvent responsable du planning et de gérer l'échange des clés et le calendrier d'entretien. Ou pire, il n'y a pas de personne dédiée à ces tâches administratives et l'utilisation d'une flotte partagée devient un défi encore plus grand.
Avec une solution digitale de gestion de flotte, il est facile d'attribuer des véhicules et de contrôler la disponibilité de la flotte depuis son bureau et son téléphone portable. Combiné à une application mobile, les conducteurs peuvent même voir les véhicules disponibles de la flotte partagée et gérer eux-mêmes leurs réservations.
La gestion des clés est coûteuse et prend beaucoup de temps. Les clés peuvent facilement se perdre et ne pas être ramenées à temps au bureau pour que la personne suivante puisse utiliser le véhicule. On perd donc souvent du temps à chercher et à échanger les clés.
Par exemple, dans une entreprise de construction, plusieurs conducteurs partagent le même fourgon utilitaire pendant la semaine. Ils doivent vérifier le planning et récupérer les clés dans leur bureau avant de partir sur le site d'un client, ce qui provoque beaucoup de frustration lorsque la clé n'est pas là où elle devrait être ou lorsqu'ils n'ont pas été informés d'une mise à jour du planning de dernière minute.
La gestion des clés entre les conducteurs peut facilement devenir un défi opérationnel. Mais imaginez un monde où vos employés arrivent au travail et ont déjà les clés dans leur poche ?
Avec une solution de clé digitale, les employés n'ont plus besoin de passer au bureau pour récupérer ou déposer leurs clés. Ils peuvent simplement verrouiller et déverrouiller le véhicule avec leur smartphone et la clé digitale n'est active que pendant le temps où le véhicule leur est attribué.
Vous pouvez toujours savoir où se trouvent vos véhicules, qui les conduit et vous pouvez même les verrouiller à distance si nécessaire.
Lors du partage de véhicules commerciaux, les vérifications des dégâts sont souvent négligés ou complètement ignorés. Savoir qui est responsable d'un dégât, ou d'une amende, est toujours une enquête et conduit généralement à de nombreuses discussions désagréables en interne. Tout le monde peut se souvenir d'une fois où une amende est arrivée par la poste, alors que personne ne conduisait le véhicule, conformément au calendrier.
Avec un processus digital, vous saurez toujours qui conduisait, à tout moment. Vous pouvez demander à vos employés de signaler les dégâts et/ou de prendre des photos du véhicule avant et après son utilisation. Grâce à une application mobile, les utilisateurs peuvent fournir une vue à 360° du véhicule et l'historique des rapports de dégâts facilite le suivi de tous les dommages et réparations.
Lorsqu'on dirige une entreprise avec plusieurs conducteurs et véhicules, il est difficile de suivre tous les entretiens à venir de la flotte partagée. Or, un entretien manqué ou des réparations retardées augmentent le risque d'accidents ou de pannes.
La télématique offre aujourd'hui des possibilités pour gérer et optimiser efficacement votre flotte et anticiper les problèmes mécaniques en mettant en place des alertes. Grâce à un tableau de bord de la flotte, vous pouvez toujours savoir quand le niveau de carburant ou de charge d'un véhicule est bas, ce qui élimine la nécessité de vérifier manuellement chaque véhicule. Vous pouvez également planifier tous les entretiens à venir en bloquant le véhicule en question dans votre système de réservation.
Lorsque les véhicules se trouvent dans des endroits différents, il est courant d'avoir de grandes différences dans le kilométrage annuel parcouru. Autant de possibilités, en un clic !
Aujourd'hui, les solutions digitales peuvent aider votre organisation à partager les véhicules entre plusieurs conducteurs. Il n'est plus nécessaire de dépendre d'un calendrier Outlook partagé pour la planification, de passer des heures à chercher des clés ou trouver qui a endommagé un véhicule de la flotte.
Vous pouvez facilement réduire la charge administrative et offrir à vos employés une expérience facile pour utiliser la flotte partagée.
MyMove offre une solution complète pour faciliter le partage de vos véhicules de service. Avec notre application mobile, vos employés peuvent simplement voir le véhicule qui leur est attribué, le verrouiller/déverrouiller et gérer leurs réservations si nécessaire. Grâce à nos tableaux de bord de flotte, vous pouvez gérer vos utilisateurs, vos véhicules, vos réservations et gérer diverses données de votre système de gestion de flotte existant.
Vous êtes curieux de savoir comment nous pouvons faciliter le partage de votre flotte de véhicules de service ? Remplissez le formulaire ci-dessous et nous vous contacterons dans les plus brefs délais.
Attribuez les véhicules sans effort à partir de tableaux de bord et utilisez la technologie sans clé pour simplifier l'échange des clés.
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